슬라이드 1: 제목 : 이메일 커뮤니케이션, 중요한 건가요?
슬라이드 2: 개요
강의 개요 제시
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이메일 작성방법
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이메일 기본세팅
슬라이드 3: 이메일 기본 사항
직장에서 이메일 커뮤니케이션의 중요성 설명
이메일은 현대 비즈니스에서 필수적인 커뮤니케이션 도구입니다. 간단하게 작성하거나 복잡한 내용이나 기술적인 정보를 포함할 수 있으며, 중요한 의사 결정에도 사용될 수 있습니다. 이메일은 전자 우편함에서 관리되므로, 잘 관리하지 않으면 중요한 메시지를 놓칠 수 있습니다.
테스트1
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다음과 같은 상황이라 가정하고 요청 메일을 보내주세요
슬라이드 4: 이메일 기초
사례를 통해 배우는 이메일 작성법
잘못된사례
보낸사람: 마케팅2팀 최서신
받는사람: 마케팅1팀 김팀장
참조: 마케팅2팀 박사수
제목: 김팀장님, 자료가 필요해서 연락드려요!
안녕하세요. 잘 지내시죠?
전 마케팅2팀 최서신 사원입니다. 지나가다 몇 번 마주친 적은 있지만 이렇게 메일 드리는 건 처음이라 신기하네요 ㅎㅎ
다름이 아니라 3분기 프로모션 관련해 필요한 게 있어서요...
지난번에 얼핏 마케팅1팀에서 예전에 비슷한 행사를 진행했었다고 들은 것 같은데... 맞나요? 괜찮으시면 그때 리서치 자료를 좀 전달해주실 수 있을까요?
여유 있게 다음주 월요일까지 전달해주시면 좋을 것 같아요. 다다음주부터는 프로모션을 시작해야 해서... ㅠㅠ
그럼 답변 기다릴게요.
좋은 하루 보내세요.
감사합니다.
마케팅2팀 최서신 드림
효과적인 이메일 작성이란
받는 사람, 참조, 숨은참조 정확히 알기
이메일을 작성할 때 가장 어려워하는 부분 중 하나가 바로 받는 사람(to), 참조(cc), 숨은참조(bcc)의 구분이다. 한 사람과만 주고받는 1:1 이메일 커뮤니케이션에서는 받는 사람만 적으면 되니 아무 문제가 없다. 그러나 하나의 이메일을 둘러싼 이해관계자가 많아지면 받는 사람이 2명 이상이 될 수도 있고, 참조와 숨은참조 필드도 사용하게 될 것이다.
받는 사람은 이 이메일을 읽고 '반드시 행동을 취해야 하는' 사람이다.
이 때 참조, 즉 cc는 carbon copy의 줄임말로 먹지로 문서를 복사하는 데서 유래했다. 한번 이메일을 보내서 종결되는 사안은 그다지 많지 않다. 대부분 이메일을 여러 차례 주고받기 마련이다. 이렇게 달라지는 상황을 모두 파악하고 있어야 할 때 참조에 넣는다.
그렇다면 숨은참조는 무엇일까? 숨은참조는 bcc(blind carbon copy)라고도 한다. 참조와 숨은참조의 가장 큰 차이는 이메일 주소의 공개 여부다. 받는 사람 a와 참조 b는 숨은참조 c도 함께 이 이메일을 받는다는 사실을 알 수 없다.
제목 잘 쓰기
한 번만 보내고 끝나는 이메일은 거의 없다. 그래서 맨 처음 제목을 어떻게 작성하느냐가 정말 중요하다. 제목을 잘못 작성하면, 이메일 스레드가 쌓일수록 후회가 밀려온다.
· 잘못 쓴 이메일 제목 예시
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안녕하세요!
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좋은 아침입니다.
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어제 만난 조성도입니다.
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잘 지내시죠?
· 잘 쓴 이메일 제목 예시
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[업체명] 2018 캘린더 견적요청
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[상품명] 재고 소진 임박
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[전시명] 도록 원고 요청드립니다.
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[단체명] AA 서포터즈 프로그램 역량강화 강의 요청 (11/11 토 14:00-15:00)
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[기관명] BB 연구 보고서 수정 요청-3차
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[매체명] OOO 대표님 취재를 요청드립니다.
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[서비스명] 주간현황 (10.22-10.28)
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[OO부서 회신] CC페이지 원고/디자인 검토 의견
상대의 시간을 아끼는 본문 작성
이메일을 왜 보내는 것인가 생각해보자. 이메일을 받는 상대방에게 '원하는 것'이 있기 때문이다. 상대방의 시간을 아끼면서 내가 원하는 결과를 이끌어내는 것이 좋다. 즉 이메일 작성은 하나의 제안서를 쓰는 것과 같다. 이메일 본문을 작성하기 전에 질문을 던져 보자.
상대방이 이메일을 읽고 나서해야 하는 행동은무엇인가?
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인사말
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전달할 내용
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상대방이 취해야 할 행동
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맺음말
답장으로 의사 표현하기
앞서 '상대의 행동을 유도하는 이메일 쓰기'를 통해 이메일은 내가 상대방에게 원하는 것이 있기 때문에 보내는 것이란 걸 알았다. 그렇다면 이메일을 받은 사람은 상대방의 요청에 대응하기만 하면 되는 것일까? 상대방의 요청을 수용하기 어렵거나, 더 좋은 방안이 생각났을 경우라면 답장을 보내서 적극적으로 의사를 표현할 수 있다.
이메일을 받았고, 답장을 보내야 한다면 이렇게 해 보자. 핵심은 '어떻게 거절할까'가 아니라 '어떻게 일이 되게 만들까'를 고민하는 것이다.
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상대방의 요청사항을 한번 더 적어서 확인한다.
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요청사항을 수용하기 어려울 경우에는 대안을 제시한다.
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답장을 보낼 때는 '전체 답장(Reply to All)'을 해야 한다는 것도 기억해 두자.
파일을 첨부할 경우, 꼭 이렇게 본문에 첨부파일에 대해 명시하자.
· 규칙을 적용한 파일명 예시
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조성도_비즈니스이메일101_목차_20171107.docx
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Slowalk_스티비_웹스타일가이드_07.pptx
팁: 스타일을 입히는 게 도움이 될까?
팁: 이메일을 끝맺을 때 '감사합니다' 대신 무엇이 좋을까?
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주말에 귀한 시간을 내주셔서 다시 한번 감사드립니다.
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다음에 더 좋은 기회로 만나뵙길 기대합니다. 고맙습니다.
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고맙습니다. 좋은 하루 보내세요.
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쌀쌀한 날씨에 감기 조심하시고 많은 관심 부탁드립니다.
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궁금하신 사항 있으시면 언제든지 연락 부탁드리겠습니다.
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궁금하신 점 문의하시면 빠른 회신드리겠습니다.
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확인 부탁드리며, 문의사항 있으시면 연락 주세요.
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확인 후 회신 부탁드리겠습니다.
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그럼 검토 후 참가신청 부탁드리겠습니다.
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깊은 감사의 마음을 담아, OOO 드림
팁 : 언제 보내는 게 가장 좋을까?
상대방의 업무 스케줄에 맞춰서 보내는 게 가장 좋다!
'제안 메일(cold-emailing)’
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제안 메일 작성의 출발점은 메일을 받는 사람도 '고객'이라 생각하고, 고객의 입장에서 무엇을 알고 싶어 할지 진지하게 고민하는 것이다.
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제목과 메일 도입부에 제안의 핵심 내용을 분명히 밝혀야 한다. 대부분의 파트너는 당신의 메일 제목과 도입부를 보고 읽을지 말지를 결정한다.
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'나에게 제안하는 이유가 무엇인지' 납득할 수 있게끔 제안의 맥락을 밝힌다. 이때 상대방의 관심사나 명분을 고려하면 수락 확률을 높일 수 있다.
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'이 제안을 수락하면 나에게 어떤 이익이 있는지' 명확하게 전달해야 한다. 대부분의 파트너는 '내가 굳이 이걸 왜 해?'라고 생각한다.
1) 메일의 목적은 명확하게
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메일만 봐도 '일 잘하는 회사구나', '일할 때 신뢰할 만한 회사구나'라는 좋은 첫인상을 준다 → 첫 번째 제안에서 성사가 잘 안 되더라도, 다음 기회에 다시 협업 제안을 할 수 있다
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'나에게 매력적인 제안을 주었구나', '더 논의해 보고 싶다'라는 흥미를 느끼게 한다
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예시
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제목: 퍼블리 이름, 받는 분 성함을 넣고 멤버십 저자 제안을 한다는 목적을 바로 기술
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메일 본문: 퍼블리 멤버십 타깃 고객이 누구이며, 이들이 가지는 문제 설명
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요청 사항: 그동안 소셜미디어에서 써 온 글을 잘 읽어왔고, 당신이 퍼블리 타깃에 잘 맞는 콘텐츠를 만들 수 있는 분이라 생각하니, 저자로서 협업을 검토해 달라
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추가: 퍼블리 콘텐츠가 어떤 성격인지 경험해 볼 수 있도록 체험 계정 정보도 함께 제공
2) 모든 것은 고객 중심이어야 한다. 메일도 예외는 아니다.
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우리가 상대하는 파트너들은 매우 바쁘고, 하나의 메일에 쓰는 시간도 짧다. 메일 제목과 첫 줄이 그만큼 중요하다. 이것만 보고 메일을 더 읽을지 말지 결정하기 때문에(채용 면접도 첫 5분에서 결정된다고 하는 것과 비슷함).
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파트너 입장에서는 새로운 일을 벌인다는 것 자체가 굉장히 귀찮은 일이다. 퍼블리가 제안하는 일은 대부분 파트너가 원래 하지 않던 일이기 때문이다(대부분 '내가 굳이 왜?'라고 생각). 따라서, 에너지를 쓰기 싫어하는 파트너들의 게으름을 고려하여, 이들의 니즈를 정확히 해결해주는 메일이 필요하다
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읽는 사람 입장에서 '그래서 나한테 뭘 하라는 거지?'라는 의문이 남아서는 안 된다. 우리가 상대에게 원하는 요구사항을 명확하게 전달하면서 합리적으로 설득하는 메일이어야 한다.
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예시
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메일 본문: 인사 이후 두괄식으로 협업의 내용을 바로 제시
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설득 포인트 3개: 이미 퍼블리와 협업하고 있는 다른 출판사들 이름 제시, 퍼블리에서 책 큐레이션 콘텐츠를 읽은 고객들의 반응 소개, 퍼블리에서 책 큐레이션 콘텐츠를 발행한 저자들의 반응 소개
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요청 사항: 협업하고 싶은 도서 2권을 지정, 왜 이 2권을 골랐는지에 대해 설명하고 수익 배분 조건까지 안내한 후 협업이 가능한지 문의
안녕하세요. 삼성카드 인사팀 유민균 프로라고 합니다.
저는 현재 임직원 대상 교육/양성 업무를 담당하고 있는데,
임직원들의 트렌드 역량 향상을 위해서 교육 프로그램을 기획/운영 중에 있습니다.
그 중 Trend Watching 이란 프로그램으로
스타트업 CEO 또는 창업자님들을 초빙하여 강연의 시간을 통해 양사가 Win-Win 하는 시간을 진행하고 있습니다.
핫한 스타트업들을 서칭하던 도중 '자란다'가 차별점이 있는 스타트업으로 생각되어 초빙을 요청드리고자 합니다.
자세한 내용은 아래 참고해주시고, 참여 가능하신지 답신 주시면 보다 자세히 말씀드리도록 하겠습니다:)
여러모로 바쁘시겠지만, 저희 회사와도 좋은 제휴의 기회가 될 수 있을 것 같아 꼭 모시고 싶습니다.
긍정적으로 생각해주시면 감사 드리겠습니다. 연락기다리겠습니다^^
[트렌드워칭 강의 요청 및 내용]
1. [삼성카드] Trend Watching 이란?
- 月 1~2회 금요일 점심시간(1시간)을 활용, 新 스타트업 CEO 초빙하여 창업스토리, 스타트업의 비전, 홍보, Q&A 등 강연진행
- 참가 스타트업 예시 : 퍼블리, 북저널리즘, 야나두, 밍글즈, 데일리샷, 스터디파이, 챌린저스, XXBLUE, 라이크핏, 리턴제로 등
* '18.2月부터 24개 스타트업 참여
- 본 프로그램의 장점 : 사내 다양한 부서 임직원 60~100분 홍보를 통해 제휴 마케팅 가능
- 제약 조건 : 내부 사정으로 인해 강의가 아닌 홍보의 시간으로 강연료 대신 소정의 선물로 대체 (커피상품권)
2. 온라인(라이브) 트렌드워칭 진행 방법 안내
- 요청일정 : 21.2.26(금) 오후 12:00 ~ 13:00
- 진행방법 : 유튜브 라이브 (사내 限)
- 시청방식 : 접속링크를 사내 게시를 통해 공유하여 사내 임직원들만 볼 수 있도록 함
- 촬영장소 : 스타트업 內 사무실 또는 당사 활용 중인 스튜디오 (삼성금융캠퍼스 : 서울 서초구 사임당로23길 27) 중 택 일
- 진행 방식
· 30~35분 : 회사소개 및 창업 히스토리, 비전 등 설명 (별도 소장하시거나 제작하시는 자료로 진행)
ex① 창업의 계기, 창업까지의 히스토리, 창업이후 진행상황, 앞으로의 비전, 스타트업 팀 구성 소개 등
ex② 서비스 소개, 서비스 현황, 회사소개, 타회사와의 제휴 사례, 당사와의 제휴 방안 제안 등
· 10~15분 : 라이브 댓글을 통해 Q&A 진행
※ 참고 자료 : 20.4월 진행한 라이브 트렌드워칭 사내 웹진
일 잘 할 것처럼 보이는 업무메일의 특징 by 임경선 작가
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거두절미, 심플&클리어. 용건을 명료하게 알려준다. 하나 마나 한 불필요한 단어는 다 빼지만 대신 상대가 궁금해 할만한 정보(행사의 취지, 일시, 장소, 페이, 행사에 같이 등장하는 다른 분들이 누군지, 행사에 오시는 손님들은 어떤 분인지, 어떤 방법으로 모객이 되는지, 주최 측이 내게 원하는 방향성이나 톤 등)는 빠짐없이 들어가 있다.
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단락 나누기가 제대로 되어 있다. 단락 나누기를 제대로 했다는 것은 자신이 하려는 업무를 제대로 장악하고 있음을 보여준다. 상대가 읽고 이해하기 편하도록 배려한 것이기도 하고. 한 문단의 첫 단어와 마지막 단어가 특히 적확하고 좋으면 아, 이 사람 일을 잘할 뿐만 아니라 센스도 있구나, 라고 느낄 수 있지.
반대로 느낌이 썩 좋지 못한 업무메일의 특징
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메일을 보내놓고선 '보다 자세한 사항은 유선으로 통화하자'고 할 때. 혹은 '한번 만나 뵙고 자세히 말씀드리고 싶다'고 할 때는 요주의야. 이미 제안해야 할 업무 테두리가 깔끔하게 메일로 정리되어 있으면 굳이 전화나 미팅이 필요 없거든. 특히 미팅 요청은 오히려 내 시간과 아이디어만 빼앗길 공산이 크지.
슬라이드 5: Outlook 설정
기본 이메일 설정
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이메일 제목
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서명
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수신함 및 발신함 관리
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댓글 및 연락처 관리
이메일 꼬리에 늘 따라붙는 나만의 서명 디자인하기
이메일 서명의 필수 정보
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국문 이름
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회사명
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회사 웹사이트 주소
이메일 서명의 선택 정보
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영문 이름, 닉네임, 직함, 전화번호, 회사 주소, 개인 또는 회사의 소셜미디어 주소 등
스마트한 받은 편지함 만들기
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라벨 정리
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Gmail의 환경설정에서 '보내기 취소 사용'에 체크하고, '전송 취소가 가능한 기간' 섹션에서 이메일 보내기 취소 여부를 결정하고 싶은 기간(5초, 10초, 20초, 30초)을 설정하면 된다(나는 10초로 설정해 두었다). 그러면 이메일의 '보내기' 버튼을 누르고 나서 내가 설정한 시간만큼 취소 링크가 상단에 뜬다. 취소 링크가 사라지면 그제야 이메일이 발송되는 기능이다. 취소 링크가 떠 있는 상태에서 다른 화면으로 이동해 버리면 즉시 발송 처리되니 주의하자.
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자주쓰는 내용 탬플릿 제작 하기
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부재중 자동응답기능
슬라이드 6: 복습 및 연습
이메일 발송 전 체크리스트
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받는 사람, 참조, 숨은 참조를 제대로 적었는가?
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제목이 내용을 잘 드러내는가?
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내용 중에 여러 어젠다가 들어 있지는 않은가?
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내용 중에 이해하기 어렵거나 애매모호한 표현이 있지는 않은가?
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오타, 비문, 틀린 맞춤법이 있지는 않은가?
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수신자가 해야 하는 행동과 마감 시한 등을 명확히 제시했는가?
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이메일을 보내기에 적당한 시간인가?
이메일 재수정 / 피드백 시간
요약 및 Q&A
강의의 요점을 요약하고, 남은 질문에 답변하며, 추가 학습을 위한 리소스를 제공합니다.
Outlook 활용 팁
참고용
